Your Provider Data Is About to Be Graded

A payer's provider directory is built mostly from what practices tell it. Your team attests a profile in DataSpring (formerly CAQH), updates a payer portal or sends a roster, and the payer loads that data and publishes it to members. When the data is wrong, a member calls an office that closed in the spring, or books with a clinician whose panel has been full since summer. The member can't get care, and regulators count those calls.

On October 13, several of the largest users of that data agreed on a way to score it. DataSpring convened the Provider Data Collective with Aetna, the American Medical Association, Centene, The Cigna Group, Elevance Health, Horizon, Humana, NCQA and UnitedHealth Group. Its first deliverable is a common standard for measuring provider directory data quality for individual clinicians, built in about three months on CMS's quality foundation for provider directories. In the release's own words, "Inaccurate data creates delays, weakens directory reliability and adds unnecessary administrative burden."

The data being measured starts at your desk

The release lists what is in scope: office locations, accepting-new-patients status, health plan acceptance, education and training, licenses, certifications and other credentials. Every item on that list is something a credentialing specialist or practice manager attests, updates or files. The Collective says its next topic is how accepting-new-patients status is determined, updated and shown in directories.

The payers in that room are the same payers you attest to. The release notes that organizations and government programs have measured directory quality in different ways. A shared yardstick makes the gap between your profile and your practice easier to count.

Regulators are already counting. New York's 11 NYCRR 38, in effect since July 1, 2025, requires insurers to contact in-network behavioral health providers directly at least once a year to verify directory data, and a provider updating its own portal doesn't satisfy the rule. Once a provider confirms it no longer participates, the insurer has 15 days to remove it. In the New York Attorney General's secret-shopper investigation, only 14% of 400 calls to listed providers produced an offer of an in-network appointment, and MVP Health Care agreed to pay $250,000 to settle over its mental health directory.

Illinois requires network plan issuers to audit their directories every 90 days, with penalties of up to $5,000 a month for late updates. Maryland went a step further. Under Bulletin 26-20, carriers must accept new and updated directory information submitted through DataSpring from September 1, 2026. In Maryland, your DataSpring profile is now an official route for directory updates.

Payers already act on what you attest

Most teams treat the 120-day re-attestation as a clerical chore. Payers read the same profile closely and act on it.

Our October 5 alert [link] covered a warning from Carelon Behavioral Health about removing every Service Line address from a CAQH profile. Carelon's newsletter says that "Carelon Behavioral Health interprets this as a termination of your practice locations." Its advice is to keep at least one active Service Line address and to call Carelon Provider Services before closing or relocating.

That alert is a small preview of the larger shift. When a payer reads your profile literally, the profile has to match the practice on the day you attest, and every payer portal has to match the profile. A location that's gone from DataSpring but still listed in two payer portals leaves members looking at an office that no longer exists.

The team usually knows a location closed. The breakdown happens because nobody owns the change. The office manager knows, the biller knows, the credentialing specialist hears about it in passing, and six payers learn nothing until a claim bounces. Most credentialing failures look like this. The team knows the rules and runs short on capacity and visibility.

Three numbers show whether your data holds up

You don't need the Collective's detailed metrics to measure your own side. Start with these three.

1. Share of profiles attested in the last 120 days. Divide the active providers with a current attestation by all active providers. Anything below 100% means some payers are reading data your team hasn't confirmed this cycle.
2. Practice changes this quarter, and how many reached every payer. List each change: a closed or new location, a provider leaving or joining, a new address, a panel closing to new patients. For each one, count the payers that needed to hear about it and the payers that now show the update. A change that reached four of six payers is still open.
3. Days from change to update. Record the date each change happened at the practice and the date each payer reflected it. The median tells you how your process usually runs. The longest one tells you where it breaks.

If these numbers are hard to produce, that is the first finding. A team that can't count its practice changes can't show a payer or a client that they were handled.

Every practice change needs an owner and a date

Most of the fix is process. Name one person who receives every practice change, whether it comes from the front desk, the practice owner or HR, and logs it the day they hear about it. Give each change a list of every place it has to land: DataSpring, each payer portal, each roster. Then give each destination an owner and a due date.

Treat accepting-new-patients status as a credentialing field. It is the next item on the Collective's agenda, and a panel can close or reopen between attestations. Agree on who at the practice tells the credentialing desk when a clinician's panel closes or reopens, and how quickly that reaches DataSpring and each payer.

Once a quarter, pick five providers and compare what each payer's public directory shows with what you attested. The mismatches show which payers load updates slowly and which changes you never sent.

Shared credentialing efforts aim to cut repeated verification work, as we covered in What Shared Credentialing Actually Changes [link]. The facts they verify still come from your attestation. As we wrote in CAQH Is Becoming the Front Door [link], the profile is where more payers will start.

What this doesn't fix

The Collective's release doesn't publish the standard's detailed metrics, and it doesn't describe the standard as mandatory. Nobody outside the Collective knows yet how payers will use it. The three numbers above are worth tracking whatever the payers decide.

Clean data on your side also doesn't guarantee a clean directory. Payers load updates on their own schedules, and some errors start inside the payer. What you control is a record of when each change happened and when you sent it to each payer, so you can show your side was right when a directory is wrong.

Where CredyApp fits

CredyApp keeps one record per provider, with the payers they work with and the enrollment workflow for each. You can set a reminder ahead of each attestation date and turn each practice change into tasks, with an owner and a due date for every payer it has to reach. Expiring Items tracks licenses, DEA and CDS registrations and malpractice coverage, which covers the credentials side of that list.

A CAQH (DataSpring) integration is in development. Until it ships, your team still updates DataSpring directly, and CredyApp tracks who does it and when.

If your practice changes live in inboxes and a spreadsheet, start a free trial and set up your next attestation cycle with an owner and a date for every change.

Read more articles