CAQH Profile Management: Compliance, Timelines, and Risks

CAQH Maintenance Remains Critically Important 

The Council for Affordable Quality Healthcare (CAQH) ProView database serves as a centralized repository for healthcare provider information, enabling streamlined credentialing, recredentialing, and enrollment processes across multiple payers. As of 2025, over 2.5 million providers maintain active profiles in CAQH ProView, which stores details on education, licensure, certifications, practice locations, malpractice history, and hospital privileges. This system reduces administrative burdens by allowing providers to enter data once and authorize its release to participating health plans, including major insurers like UnitedHealthcare, Aetna, and Cigna. Maintenance of these profiles is governed by federal and state regulations, particularly those from the Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS), which mandate accurate and timely updates to ensure compliance with enrollment standards. 

Re-attestation, required every 120 days, verifies the ongoing accuracy of profile data. Failure to re-attest results in profile deactivation, which can halt credentialing applications, delay network participation, and trigger payment denials. In 2025, CMS reported increased enrollment delays attributed to outdated CAQH data, affecting thousands of providers nationwide. Payers rely on CAQH for initial screening during credentialing, where discrepancies in licensure expiration dates or address changes can lead to application rejections. For instance, the database integrates with the Provider Enrollment, Chain, and Ownership System (PECOS) for Medicare providers, synchronizing updates to prevent mismatches. 

To maintain a profile, providers must log into caqh.org, review sections such as demographics, professional activities, and attestations, and upload supporting documents like renewed licenses or DEA certificates. The process typically takes 30-60 minutes for routine updates but can extend if discrepancies arise. CAQH's operating rules, updated in 2024 under Phase IV of the CORE Connectivity and Exchange for Composite Transactions, enforce standardized data formats to minimize errors. Providers in high-volume specialties like primary care and behavioral health face heightened scrutiny, as payers use CAQH analytics to monitor network adequacy. 

Recent data from CAQH's 2025 Solutions Suite indicates that timely maintenance reduces credentialing timelines by up to 40%, from an average of 120 days to 72 days. However, non-compliance risks include temporary suspension from payer panels, as seen in cases where insurers paused reimbursements for providers with lapsed attestations. Educational resources, including user guides and webinars, are available on the CAQH website to assist with navigation. Providers are advised to set calendar reminders for attestation deadlines and integrate CAQH updates with electronic health record systems for automated alerts. Overall, proactive management of CAQH profiles supports uninterrupted patient access and financial stability in an era of increasing regulatory oversight. 

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